Modelo de factura de alquiler vacacional: plantilla gratuita

En iButlers hemos preparado esta guía práctica, orientada a propietarios y gestores, para que entiendas cuándo debes facturar, qué debe incluir la factura y cómo hacerlo sin errores—todo con ejemplos claros.

¿Qué es una factura de alquiler vacacional?

Es un documento comercial y fiscal que detalla qué se alquila (la vivienda turística), a quién (huésped/empresa), cuándo, por cuánto y bajo qué condiciones (impuestos, retenciones, formas de pago). Sirve como prueba de la operación y forma parte de tus registros contables.

¿Es obligatorio emitir factura?

Depende de cómo explotas el alojamiento y quién es tu cliente:

1) Rendimientos del capital inmobiliario

(No prestas servicios propios de la industria hotelera durante la estancia: nada de limpieza periódica, cambio de sábanas/toallas, recepción, desayuno, etc.)

• Huésped particular → No estás obligado a emitir factura por defecto.
  Sí debes emitirla si el huésped te la solicita para ejercitar un derecho tributario.
• Cliente empresa, persona jurídica o Administración → Sí debes emitir factura.

2) Actividad económica con servicios tipo hotelero

(Sí prestas servicios propios de la industria hotelera durante la estancia.)

• Actúas como empresario/a, tus operaciones están sujetas a IVA (normalmente 10%) y debes facturar siempre, sea el cliente particular o empresa.

Atajo mental iButlers:

• Sin servicios hoteleros ⇒ exención de IVA posible y solo facturas a particulares si te la piden (a empresas/AA. PP., siempre).
• Con servicios hoteleros ⇒ IVA 10% y facturas siempre.

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IVA y otros supuestos frecuentes

• Exento de IVA (0%): cuando no prestas servicios hoteleros. Indícalo expresamente en la factura/recibo con la referencia normativa que corresponda.
• IVA 10%: cuando sí prestas servicios tipo hotelero durante la estancia.
• Intermediación (gestora/agencia): la factura propietario → intermediario suele llevar IVA 21% (relación B2B). En determinados casos puede existir retención de IRPF; consúltalo con tu asesor.
• Plataformas de anuncios (Airbnb/Booking): tú sigues siendo el responsable de facturar al huésped. La comisión de la plataforma se factura aparte (normalmente con IVA 21%) y es un gasto deducible.

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Qué debe incluir la factura (checklist práctico)

1. Datos del emisor: nombre/razón social, NIF/CIF, dirección, contacto.
2. Datos del destinatario: huésped (nombre, ID, dirección) o empresa (razón social, NIF/VAT, dirección).
3. Descripción: propiedad, dirección, fechas de llegada/salida, nº de huéspedes, código de reserva.
4. Líneas de concepto:
   • “Alojamiento X noches x precio/noche”
   • Extras (limpieza final, parking, cuna, etc.)
5. Impuestos/retenciones: IVA (0%, 10% o 21% en B2B) y, en su caso, retención IRPF B2B.
6. Totales: subtotal, impuestos, retenciones, total a pagar.
7. Pago: método (transferencia, tarjeta…), estado (pagado/pendiente), fecha.
8. Fianza (si aplica).
9. Notas legales: exención de IVA u otras menciones necesarias.
10. Numeración correlativa y fecha de emisión.

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Ejemplos numéricos (rápidos y realistas)

A) Estancia sin servicios hoteleros (particular) — exento de IVA

• 4 noches × 120,00 € = 480,00 €
• Limpieza final = 40,00 €
• Total = 520,00 € (menciona exención de IVA en notas).
• Factura: solo si el huésped la solicita. Si no, conserva justificantes/recibos.

B) Estancia con servicios hoteleros — IVA 10%

• Subtotal (4 noches + limpieza): 520,00 €
• IVA 10% = 52,00 €
• Total = 572,00 €
• Factura: siempre.

C) Factura a intermediario (gestora) — B2B

• Honorarios por gestión: 300,00 €
• IVA 21% = 63,00 €
• (Si procede) Retención IRPF p. ej. 7% = −21,00 €
• Total = 342,00 € − 21,00 € = 321,00 € (importe a percibir)
• Factura: siempre (B2B).

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Paso a paso: cómo emitirla sin errores

1. Define el escenario (exento / 10% / 21% B2B y si hay IRPF).
2. Numera la factura de forma correlativa (p. ej., 2025-0001).
3. Completa datos del emisor y del destinatario.
4. Describe la reserva (propiedad, fechas, código).
5. Añade conceptos (noches, extras) y revisa impuestos.
6. Verifica totales y método de pago.
7. Genera PDF y envíalo al cliente; guarda tu copia.
8. Archiva/contabiliza y conserva justificantes.

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Textos listos para copiar y pegar

1) Mensaje de check-in/out (sin servicios hoteleros):

“Si necesitas factura por tu estancia, háznoslo saber respondiendo a este mensaje con tus datos fiscales. Con gusto te la enviaremos en formato PDF.”

2) Nota legal en factura exenta (orientativa):

“Operación exenta de IVA al no prestarse servicios propios de la industria hotelera durante la estancia. Véase normativa aplicable.”

3) Confirmación de pago/factura pagada:

“Hemos recibido tu pago. Adjuntamos factura/recibo de tu estancia en formato PDF. ¡Gracias por elegirnos!”

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Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Aplicar mal el tipo de IVA: valida si prestas o no servicios hoteleros.
• Olvidar la exención en notas: si no hay IVA, deja constancia.
• No emitir factura a empresas: en B2B siempre debes facturar.
• No corregir a tiempo: ante un error, emite factura rectificativa con numeración propia.
• Numeración desordenada: define un esquema anual (p. ej., 2025-XXXX).

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