Libro de viajeros y SES.HOSPEDAJES: conservación, consultas y justificantes
Enviar datos a Interior y mantener el registro propio son tareas distintas. Qué revisar sobre conservación y consultas sin prometer descargas de SES.
En esta guía
Enviar un parte a SES.HOSPEDAJES y conservar el registro propio del alojamiento son tareas diferentes. Para saber qué información debes guardar y cómo localizarla, distingue la ficha del viajero, la comunicación remitida y la evidencia de su resultado. Tener una reserva en el calendario no resuelve necesariamente las tres.
Registro propio
Archivo del alojamiento
Comunicación
Datos remitidos a Interior
Resultado
Referencias e incidencias
Registro propio y comunicación a Interior
| Elemento | Para qué conviene identificarlo |
|---|---|
| Registro del alojamiento | Localizar los datos que debes conservar según tu actividad. |
| Comunicación enviada | Saber qué información se remitió y a qué estancia corresponde. |
| Resultado o referencia del envío | Revisar si el trámite terminó y poder investigar una incidencia. |
Utiliza esta separación para revisar tu procedimiento o las condiciones del programa que empleas. Una pantalla que muestra una reserva no permite deducir que contiene el registro exigido ni que el envío oficial terminó correctamente.
El plazo de tres años y su punto de partida
El artículo 5.3 del Real Decreto 933/2021 fija tres años de conservación para los datos del registro informático, contados desde la finalización del servicio o prestación contratada. El punto de partida importa: no es la fecha en que se creó la reserva.
El mismo artículo, en su apartado 4, exceptúa a quienes ejercen hospedaje de manera no profesional de las obligaciones de registro documental y conservación que regula. Mantiene sus obligaciones de comunicación. Por eso no conviene aplicar una única frase sobre conservación a todos los titulares.
Para distinguir la actividad profesional, la pregunta 6 de las FAQ de Interior se refiere a la inscripción en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Revisa ese criterio antes de asumir que gestionar un único alojamiento equivale a ejercer de manera no profesional.
Si gestionas distintos alojamientos, comprueba el encaje de cada actividad antes de definir un archivo común. También separa este registro de la documentación que conservas por otros motivos: una factura o un contrato puede tener su propio tratamiento y plazo.
¿Puede SES.HOSPEDAJES facilitar un listado?
La pregunta 32 de las FAQ oficiales, actualizadas el 10 de agosto de 2026, indica que no pueden elaborarse ni facilitarse listados de las comunicaciones realizadas en la aplicación. Interior lo explica por la finalidad de seguridad ciudadana del tratamiento de sus datos.
Esta aclaración se refiere a los datos de la aplicación de Interior. No elimina el registro propio exigible al alojamiento ni permite concluir que esté prohibido mantenerlo. Antes de confiar tu archivo a una descarga futura de SES, revisa cómo conservas actualmente la información que te corresponde.
Lista de comprobación para tu archivo
Localizar el registro
Identifica dónde se guarda el registro y quién puede consultarlo.
Relacionar cada estancia
Comprueba que puedes relacionar cada estancia con los datos y referencias que le corresponden.
Probar una consulta
Verifica con una reserva de ejemplo cómo se localiza una incidencia y cómo se documenta su resolución.
Revisar el cambio de proveedor
Revisa las condiciones de acceso y entrega de datos si cambias de proveedor o dejas de usar el servicio.
Controlar plazos y accesos
Define una revisión de plazos y accesos. Evita que un archivo temporal de trabajo se convierta, sin control, en una copia permanente.
Estas comprobaciones son criterios de organización: no presuponen que un programa concreto ofrezca exportación, copias de seguridad o una función determinada. Pide al proveedor que documente lo que incluye el servicio y contrástalo con tus necesidades.
Conservar datos no significa guardar el documento completo
Revisar qué se conserva
Revisa qué estás archivando, además de durante cuánto tiempo. La nota de la AEPD sobre hospedajes rechaza pedir copias de DNI o pasaporte para cumplir el registro. No acumules imágenes del documento bajo la idea de que todo debe conservarse tres años.
Para ordenar el proceso completo, revisa la recogida de datos antes de la llegada y las comprobaciones después de cada comunicación.
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Fuentes oficiales
- Artículo 5 del Real Decreto 933/2021: registro y conservación
- FAQ de Interior: alcance de los listados de comunicaciones
- AEPD: recogida de datos y documentos de identidad
Fuentes revisadas el 18 de octubre de 2026.
